1. Voor wie is e-facturatie via PEPPOL verplicht?
   
   De verplichting tot e-facturatie via PEPPOL geldt uitsluitend voor btw-plichtige ondernemingen in België.
   Niet-btw-plichtige ondernemingen blijven gefactureerd worden op de bestaande manier.

    

2. Wat verandert er op 1 januari 2026 met betrekking tot e-facturatie?
   
   Vanaf 1 januari wordt e-facturatie voor B2B-transacties in België wettelijk verplicht voor btw-plichtige ondernemingen.
   Dit betekent dat facturen niet langer in pdf- of papieren vorm mogen worden uitgewisseld, maar via een gestructureerd elektronisch formaat dat automatisch door boekhoudsoftware kan worden verwerkt. 
   De Belgische overheid ondersteunt hiervoor de PEPPOL BIS 3.0-standaard. Voor de meest recente informatie verwijzen we naar de FOD Financiën of uw boekhouder.

    

3. Wat is PEPPOL precies en hoe werkt het?
   
   PEPPOL is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig elektronische documenten kunnen uitwisselen, zoals facturen.
   Het werkt niet zoals e-mail, maar via een gestandaardiseerd en gecontroleerd netwerk waarbij verzender en ontvanger elk zijn aangesloten op een gecertificeerde “Access Point”-provider.

   Het voordeel van PEPPOL is dat facturen automatisch gevalideerd worden en een hoge mate van betrouwbaarheid en interoperabiliteit bieden.

   Voor technische details en achtergrond verwijzen we naar de officiële PEPPOL-documentatie of uw boekhouder.
    

4. Is een pdf-factuur per e-mail nog geldig als elektronische factuur?
   
   Nee.
   Een pdf per e-mail wordt niet beschouwd als een geldige elektronische factuur volgens de Belgische B2B-wetgeving.
   Een e-factuur moet voldoen aan een gestructureerd UBL/PEPPOL-formaat dat automatisch door software kan worden verwerkt.

   Voor verdere juridische toelichting raden we de officiële documentatie van de Belgische overheid aan.
    

5. Welke formaten worden in België officieel aanvaard?
   
   België hanteert de PEPPOL BIS 3.0 standaard, gebaseerd op UBL 2.1.
   Dit is het enige formaat dat volautomatische verwerking door boekhoudsoftware garandeert.

   Andere formaten (zoals interne XML-structuren) worden niet erkend binnen het officiële PEPPOL-netwerk.
   Voor technische details verwijzen we naar de Belgische implementeringsrichtlijnen.
    

6. Moet ik zelf iets activeren of instellen om e-facturen te kunnen ontvangen?
   
   Dat hangt af van uw boekhoud- of ERP-software.
   Sommige pakketten zijn automatisch gekoppeld aan PEPPOL; andere vereisen een activatie van uw PEPPOL-ID of een koppeling via een Access Point-provider.

   Uw boekhouder of softwareleverancier kan dit voor u nakijken en indien nodig activeren.
   Wij mogen hier geen configuraties uitvoeren in uw interne systemen.
    

7. Mijn boekhoudpakket ondersteunt (nog) geen PEPPOL. Wat moet ik doen?
   
   In dat geval adviseren we om contact op te nemen met uw softwareleverancier.
   Vrijwel alle Belgische boekhoudpakketten hebben al een update gepland of uitgevoerd om PEPPOL-facturen te kunnen ontvangen.

   Uw accountant kan u begeleiden in de juiste stappen en eventuele alternatieven.
    

8. Hoe weet ik zeker dat een ontvangen e-factuur correct is afgeleverd?
   
   PEPPOL werkt met een gecontroleerd aflevermechanisme.
   Wanneer een factuur wordt verstuurd, doorloopt ze een validatieproces en wordt enkel afgeleverd als de technische en inhoudelijke controles slagen.

   Eventuele foutmeldingen worden altijd doorgegeven via het PEPPOL-netwerk.
   Uw boekhoudsoftware of Access Point-provider kan deze foutmeldingen tonen.
   Voor details over de validatieregels verwijzen we naar de officiële PEPPOL-specificaties.
    

9. Wat met creditnota’s? Worden die ook via e-invoicing verstuurd?
   
   Ja.
   Creditnota’s worden via hetzelfde PEPPOL-netwerk verstuurd, in een gelijkaardig gestructureerd formaat als facturen.

   Of uw systeem creditnota’s automatisch verwerkt, hangt af van uw software.
   Uw boekhouder of leverancier kan bevestigen hoe dit in uw omgeving werkt.
    

10. Wat als mijn factuur geweigerd wordt door mijn software?
    
    Elke boekhoudsoftware heeft een eigen foutmeldings- of validatiemodule.
    Wanneer een e-factuur technisch of inhoudelijk niet voldoet, zal uw software deze vaak weigeren en een foutmelding tonen.

    We raden aan om dan contact op te nemen met:

    • uw softwareleverancier, of
    • uw accountant (voor inhoudelijke validatie zoals btw-nummers, verplichte velden, enz.)
       

11. Is e-facturatie veilig en GDPR-conform?
    
    Ja.
    PEPPOL maakt gebruik van een beveiligd en gecertificeerd netwerk, waarbij verzender en ontvanger elkaar verplicht identificeren via Access Points.
    Dit systeem voldoet aan de strengste internationale normen voor beveiliging en gegevensbescherming.

    Voor formele GDPR-richtlijnen verwijzen we naar de officiële documentatie van de Europese en Belgische overheid.
    Voor formele archiveringsregels verwijzen we naar de FOD Financiën.
     

12. Zijn er kosten verbonden aan het ontvangen van e-facturen?
    
    Dit hangt volledig af van uw boekhoudsoftware en Access Point-provider.
    Veel pakketten rekenen geen extra kosten aan, maar sommige wel.

    Uw softwareleverancier of accountant kan u hierover informeren.
     

13. Kan ik e-facturen ook ontvangen als mijn bedrijf meerdere entiteiten heeft?
    
    Ja, op voorwaarde dat elke entiteit beschikt over:

    • een eigen ondernemingsnummer, en
    • een eigen geactiveerde PEPPOL-ID.

    Uw accountant kan u adviseren over de juiste configuratie.

Voor verdere vragen kunt u contact opnemen met onze klantenservice.

• Gebruik onze Live Chat. Directe antwoorden, 24/7 beschikbaar
• Stuur on een e-mail via het contactformulier. We zullen u zo spoedig mogelijk antwoorden.
• Bel ons op +32 4 361 99 23 voor werkplek- en kantoorproducten of op +32 15 44 82 11 voor persoonlijke beschermingsmiddelen.

Om de behandeling van uw aanvraag te vergemakkelijken, nodigen wij u uit om uw Lyreco-klantnummer bij de hand te houden.

Dit artikel kan ook interessant voor u zijn:

• PEPPOL & e-facturatie : Bedrijfsspecifieke vragen