W tej sekcji znajdziesz odpowiedzi na pytania ogólne dotyczące KSeF, czyli stosujące się do wszystkich podmiotów, na bazie informacji przekazanych przez Ministerstwo Finansów. 

1. Czym jest KSeF?
   
   KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur elektronicznych w ustrukturyzowanym formacie XML. System zapewnia autentyczność, integralność i bezpieczeństwo danych oraz przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku ich wystawienia.
    
2.  Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
   
   Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF będzie wprowadzany etapami, zgodnie z harmonogramem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów:
   • od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto),
   • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,
   • od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników wykluczonych cyfrowo (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie, wyłącznie faktury do 450 zł).
     
     Obowiązek odbierania faktur z KSeF obejmuje wszystkich podatników z dniem 1 lutego 2026. 
3. Jaki jest mechanizm przesyłania i odbierania faktur w KSeF?
   
   Faktura jest generowana w programie księgowym przedsiębiorcy i przesyłana w formacie XML do centralnego systemu KSeF. Po pozytywnej weryfikacji system nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny i udostępnia ją odbiorcy w systemie. Moment nadania fakturze numeru w KSeF jest równoznaczny z chwilą oficjalnego powstania faktury. Od tej chwili jest ona uważana za dokument prawny. Odbiorca może pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF lub otrzymać powiadomienie o jej wystawieniu.
    
4. Kogo dotyczy obowiązek korzystanie z KSeF?
   
   KSeF obejmuje wszystkich przedsiębiorców w Polsce zobowiązanych do wystawiania faktur, niezależnie od wielkości firmy czy branży. Dotyczy to zarówno dużych korporacji, jak i mikro, małych oraz średnich przedsiębiorstw zarejestrowanych jako podatnicy VAT.
    
5. Czy są jakieś wyjątki przedsiębiorstw wyłączonych z KSeF?
   
   Tak, z obowiązku korzystania z KSeF wyłączeni są m.in.:
   • podatnicy nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
   • podatnicy bez siedziby lub stałego miejsca działalności gospodarczej w Polsce, którzy nie są związani z dostawami towarów lub usługami zafakturowanymi w Polsce,
   • faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (tzw. faktury konsumenckie),
   • podatnicy korzystający z procedur szczególnych.
      
6. W jakim formacie faktury przesyłane będą do KSeF?
   
   Faktury przesyłane do KSeF muszą być przygotowane w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Dokumenty w innych formatach nie są akceptowane przez system.
    
7. W jaki sposób otrzymam fakturę wystawioną przez KSeF?
   
   Po wystawieniu i przesłaniu faktury do KSeF, odbiorca otrzymuje powiadomienie o nowej fakturze. Może ją pobrać bezpośrednio z systemu KSeF lub za pośrednictwem własnego programu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF.
    
8. Czy moje dane są bezpieczne w KSeF?
   
   Tak, KSeF spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa, a dane są szyfrowane i przechowywane na zabezpieczonych serwerach Ministerstwa Finansów. Dostęp do faktur mają wyłącznie uprawnione osoby.
    
9. Jak długo faktury będą dostępne w KSeF?
   
   Faktury są przechowywane w systemie KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie tego czasu dokumenty zostaną usunięte.
    
10. Jak mogę uzyskać dostęp do własnych faktur w KSeF?
    
    Dostęp do faktur w KSeF możesz uzyskać poprzez zalogowanie się do systemu za pomocą profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub certyfikatu KSeF. Możesz również skorzystać z integracji z własnym systemem finansowo-księgowym. Istnieje możliwość pobierania z KSeF faktur w formacie XML, czyli w formie tzw. faktury ustrukturyzowanej. Dla własnych potrzeb będziesz mieć również możliwość pobrania wizualizacji faktury w formacie pdf. Pamiętaj jednak, że wizualizacja nie jest dokumentem prawnym.
     
11. Czy po wejściu w życie KSeF mogę otrzymać fakturę papierową?
    
    Nie, od 1 lutego 2026 Lyreco nie przekazuje do klientów faktur papierowych. Faktury papierowe nie są już uznawane za oficjalny dokument księgowy. Wszystkie faktury muszą być wystawiane w formacie XML i przesyłane elektronicznie przez KSeF. Swoją fakturę można uzyskać po zalogowaniu się do KSeF.
     
12. Dlaczego moja faktura po wejściu w życie KSeF wygląda inaczej niż dotychczas?
    
    Faktura KSeF jest fakturą XML dostosowaną do ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów struktury, w której każde pole ma swoje odpowiednie przeznaczenie. Na wizualizacji faktury w formacie PDF widoczny jest dodatkowo numer KSeF oraz kod QR.
     
13. Czy fakturę z KSeF można pobrać w PDF?
    
    Oficjalnie faktury stanowią dokumenty prawne tylko w formacie XML. Istnieje jednak możliwość pobrania wizualizacji faktury w formacie pdf.
     
14. Czy są specjalne wymagania dotyczące faktur zamieszczanych w KSeF?
    
    Tak, faktury zamieszczane w KSeF muszą spełniać szczególne wymagania formalne i techniczne, które różnią się od faktur wystawianych tradycyjnie (papierowo lub w PDF). Oto najważniejsze z nich:
    • Format faktury – wyłącznie XML.
    • Zgodność z aktualną strukturą logiczną FA,
    • Unikalny numer faktury nadawany przez KSeF,
    • Brak załączników w formie plików,
    • Brak podpisu elektronicznego na fakturze.
       
15. Czy mogę otrzymać duplikat faktury?
    
    Nie, w KSeF nie występują duplikaty faktur w tradycyjnym rozumieniu – czyli jako ponownie wystawione faktury o tej samej treści, oznaczone jako „duplikat”. Wynika to z faktu, że faktury przesyłane do KSeF są odnotowywane w centralnym systemie, gdzie są przechowywane przez 10 lat. W momencie przesłania faktury do KSeF jest ona uznana za doręczoną. Nabywca ma prawo pobrać fakturę wielokrotnie – ale każda kopia to ta sama faktura, nie nowy dokument. Jeśli nabywca potrzebuje „ponownej kopii” faktury może ją pobrać z KSeF, jeśli ma dostęp lub może poprosić sprzedawcę o wizualizację faktury (np. w PDF). Nie jest to nowy dokument, tylko pomocniczy podgląd tej samej faktury.
     
16. Czy dalej występują noty korygujące?
    
    Nie, noty korygujące nie są już stosowane. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, uchylony zostanie art. 106k, który regulował możliwość wystawiania not korygujących przez nabywców. Oznacza to, że wszelkie korekty faktur – zarówno te dotyczące danych formalnych, jak i wartościowych –  muszą być dokonywane wyłącznie za pomocą faktur korygujących wystawianych przez sprzedawcę.
     
17. Czy w KSeF występują faktury korygujące?
    
    Tak, w KSeF przewidziano pełną obsługę faktur korygujących. Korekty są integralną częścią systemu i muszą być wystawiane wyłącznie w formacie ustrukturyzowanym XML oraz przesyłane do KSeF – niezależnie od powodu korekty.
     
18. Czy w związku z wejściem w życie KSeF zmianie uległy terminy płatności i sposób rozliczania faktur?
    
    Nie, wprowadzenie KSeF nie wpływa na ustalone terminy płatności ani zasady rozliczania faktur. Terminy płatności wynikają z umów zawartych z kontrahentami i nadal obowiązują zgodnie z ich postanowieniami. Sposób rozliczania faktur również pozostaje bez zmian – KSeF zmienia wyłącznie sposób wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur.